5月9日 Bizワザ マウス使わずサクサク

日本経済新聞2019年5月7日夕刊2面:パソコン、脱・自己流で時短 ビジネで日々触れるパソコン。メールを送ったり、文章を作成したり、仕事には欠か、せない相棒だろう。そんな当たり前の存在だからこそ、見直すことは少なくないが、自己流を改めると、時短につながることがある。今日からできる効率化のコツを専門家に聞いた。「メールは減らせるものではないので、どうしようもない。少しでも省エネにつながらないかと思って」。4月の平日の夜、公務員の男性(32)が参加したのは、スキルシェアのサービス「ストアカ」で開かれた米マイクロソフト「アウトルック」の講座だ。講師はアウトルック研究家の森新さん。企業の研修などでも登壇しており、3月に発売した「アウトルック最速仕事術」(ダイヤモンド社)はすでに重版した。森さんは飲料メーカーの会社員。人事部時代に働き方改革を担当。「社内で何に時間を使われているか調査すると、部署関係なくメールの処理に追われていた。エクセルなどは研修があるのに」。アウトルックの時短に着目した。森さんの調査では、使用時間の平均は業務全体の35%強。年500時間を費やす計算だ。
時短への近道はショートカットキーの使用だ。「キーボードとマウスを往復することによる時間のロスは積み上げると無視できない」と森さん。アウトルックでは10パターンはど覚えれば、十分「脱マウス」できるという。最も出番が多いというのが「Esc」キー。選択したメールは「Enter」で開けるが、閉じるのに右上の「×」をクリックしていては時間のムダ。開いたメールは「Esc」で即座に閉じられる。選択したメールを返信する場合は、「Ctrl」+「R」。転送する場合は、「Ctrl」+「F」。返信や転送の際に件名の冒頭に現れる「RE」「FW」の頭文字と覚えればいい。
こうした積み重ねに、メールのフォルダ分けの見直しなどを合わせると「使用時間を20%は削減できる。1日4時間使用する人は1時間か処分時間が増える」(森さん)。アウトルックだけでない。「ショートカットを利用することで、パソコンと頭が”同期”される。画面jぃようで考える習慣がつけば印刷も減る」。そう話すのは、謎解きゲームなどの企画運営を手がけるクロネコキューブ(神戸市)の岡田充弘代表だ。「超速パソコン仕事術」(かんき出版)の著書でもある岡田さん。3つ会社を経営しながら毎日午後6時に帰宅する。その秘訣がパソコン術にある。ショートカットで簡単なのは右クリック。キーボードの中央下にある「アプリケーション」キーが該当する。四角形のなかに横線が入ったデザインのキーだ。離席時に便利なのが画面のロック。「Windows」キー+「L」で電源を落とさず瞬時に画面をロックできる。カタカナやローマ字への変換は「F7」~「F10」を用いれば通常の変換より早い。
ショートカットを覚えるのはハードルが高いという人に、岡田さんはパソコンの初期設定の見直しをすすめる。例えば「サウンド」。立ち上げ時やシャットダウン時に出てくる音も動作を遅くしているそうだ。音量を0にするだけでは、サウンドプログラムは実行されており、プログラム自体をオフにする必要がある。キーボード入力が画面に反映されるまでの反応時間も短縮できる。「コントールパネル」から「キーボード」の設定画面を開き「表示までの待ち時間」「表示の間隔」を「短く」「速く」にするだけだ。岡田さんによると、この2点だけで、1日平均9分の時短につながるという。いずれも今使っているパソコンで可能な工夫。習慣を変えるのは難しいが、ショートカットの技術は部署に関係なく使えるため「個人のスキルにもなる」(岡田さん)。岡田さんの会社では社員も1日1つショートカット術を覚えているそうだ。「2~3日、頑張ってマウスを使わないようにすれば身に付く」(森さん)。ちりも積もれば時短になりそうだ。(井土聡子)
作業疲れ、時間区切り休憩 テクニカルライター 小枝祐基氏 パソコン作業に疲弊している人は多いはず。「疲れないパソコン仕事術」(インプレス)の著書で、テクニカルライターの小枝祐基さんに、疲れを軽減するコツを聞いた。 ー疲れないために重要なことは。「当たり前と思うかもしれないが、まずは意識的に休憩を取ること。忙しいと『この仕事が終わるまで』とタクスに縛られ、時間の感覚を失いがち。パソコン仕事の場合、一般的に1時間に10分の休憩をはさむよとよいとされる」「時間はあくまで目安なので、90分仕事をして15分休憩など、それぞれのペースをつかむ。ただ、リズムがつくようになるので、一定の時間で区切るのがいいでしょう」 ーどうやって習慣づけたらいいでしょうか。「休憩のタイミングを思い出せるよう、パソコンのアラームフォンの画面を見ないように。お茶を飲んだり、目を閉じたり、意識して休むのが大事。小学生の時の『1時間目、休み時間、2時間目・・』のような時間割は、実はパソコン仕事に適した考え方だ。休み時間に体を動かすのも、同様に理にかなっている」 ー働き方改革で残業を減らす一方、労働強度が高まっている。「著書を書くにあたり協力を得た医師の川野泰周さんによれば、脳の疲れに大敵なのはマルチタスクだという。極力作業を並行させず、いかにマルチタクスをシングルタクスにできるかがポイントだ」「メールの早い返信が『できるビジネスパーソン』などと言われるが、他の作業中にメールの受信に気付いたからといって、同時並行で進めると、集中力が途切れるだけでなく、疲労にもつながる」 ー体への負担軽減策は。「基本だが、座り方が大事だ。椅子の背に腰をぴったりちつけ、背筋が伸びた状態が理想。肘の位置も意識しよう。肩から上腕をすとんと下に落とし、椅子の肘掛けも利用しながら、90度に曲げるくらいがいい」「眼精疲労を防ぐには、ディスプレイの明るさを周囲の明るさに合わせるのが大切。パソコンに搭載されている明るさの自動調整機能を有効にするといい。夜間モードやダークモードの設定があるパソコンもある」

 

 

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